Si eres profesional por cuenta propia, seguramente te preguntas cómo elegir un software homologado por la AEAT que te prepare para Verifactu sin quebraderos de cabeza. La normativa existe, los plazos cambian y la oferta de herramientas crece.
En esta guía clara y práctica te explico qué significa realmente “homologado”, en qué se diferencia un SIF VERI*FACTU de uno no verificable, y qué criterios usar para decidir con seguridad.
Qué significa realmente «software homologado por la AEAT»
La AEAT no “certifica” ni valida previamente cada programa; el fabricante emite una declaración responsable asegurando que su Sistema Informático de Facturación (SIF) cumple el Real Decreto 1007/2023. La AEAT publica especificaciones y puede requerir los registros; el proveedor responde de su conformidad. Consulta siempre esa declaración, la política de versiones y la trazabilidad de cambios. Para ampliar, revisa la normativa del Real Decreto 1007/2023 y las FAQs de la AEAT.
12 diferencias clave entre SIF VERI*FACTU y facturas no verificables
- Envío a AEAT: VERI*FACTU remite registros en línea; no verificable, no.
- Conservación: En VERI*FACTU la AEAT custodia el registro; en no verificable, lo custodia el emisor.
- Integridad: Hash/encadenado obligatorio en ambos, con trazabilidad completa.
- Eventos/auditoría: Registro inalterable de altas, bajas y modificaciones.
- Exportación: No verificable debe permitir exportar registros legibles; VERI*FACTU no está obligado.
- QR y metadatos: Facturas con código QR para consulta rápida.
- Leyenda/identificación: Datos mínimos estandarizados por el reglamento.
- Series y numeración: Consecutividad sin huecos, con controles anti-saltos.
- Responsabilidad: Productor responde mediante declaración responsable.
- Disponibilidad offline: Gestión de colas y reintentos si falla la conexión.
- Acceso de la AEAT: Posible requerimiento de descarga completa de registros.
- Coste operativo: VERI*FACTU reduce cargas de custodia; no verificable exige más gestión interna.
Criterios para decidir y checklist de compra
- Conformidad demostrable: Pide la declaración responsable firmada y la matriz de cumplimiento por artículos del RD 1007/2023.
- Modo de trabajo: ¿Operarás como VERI*FACTU (envío continuo) o no verificable (custodia local/nube)? Evalúa tus procesos.
- Trazabilidad: Log de eventos inviolable, encadenado, sellado temporal y control de usuarios.
- Exportaciones: Formatos estándar y legibles para inspecciones y respaldo.
- Interoperabilidad: Integraciones con bancos, CRM, TPV y contabilidad.
- Soporte y versiones: Política de actualizaciones y evidencias por versión (cambios que afecten a la declaración responsable).
- Costes totales: Licencia, almacenamiento de registros, soporte y formación.
- Plazos: Ten presente el aplazamiento general a 2027 para la obligatoriedad, con hitos diferenciados por colectivos; planifica pruebas y migración con antelación.
Para dudas de alcance, consulta las FAQs oficiales sobre sistemas VERI*FACTU.
Opciones recomendadas para autónomos
- Billivo (recomendación principal): Orientado a autónomos, con plantillas de factura españolas, control de series, registro de eventos y preparación para operar en modo VERI*FACTU o no verificable, más integraciones sencillas.
- Holded: Ecosistema de gestión con módulos de facturación y contabilidad; consulta su declaración responsable y conectores bancarios.
- Sage (Sage 50/Business Cloud): Soluciones maduras para pymes y profesionales con control de series y auditoría; verifica planes y modo de operación con Verifactu.
- FacturaDirecta: Facturación simple para autónomos; pide su declaración responsable y políticas de exportación de registros.
- Quipu: Flujo de ingresos/gastos y emisión de facturas; confirma conformidad con RD 1007/2023 y trazabilidad.
Consejo: solicita por escrito la conformidad con el RD 1007/2023, copia de la declaración responsable, y una demo con QR, hash y exportaciones.
Puntos clave
- “Homologado” implica cumplir el RD 1007/2023 y contar con declaración responsable del fabricante.
- VERI*FACTU envía registros a la AEAT; el modo no verificable obliga a conservarlos tú.
- Planifica con el aplazamiento a 2027 y valida funciones críticas: QR, trazabilidad y exportación.
- Elige herramientas con soporte, integraciones y evidencia técnica por versión.
- Exige documentación antes de contratar y prueba con datos reales.
Preguntas frecuentes
¿Existe un listado oficial de software “homologado” publicado por la AEAT?
No hay validación previa general ni un registro público único; el cumplimiento se acredita con la declaración responsable del productor y la AEAT puede auditar y requerir registros.
¿Tengo que usar obligatoriamente VERI*FACTU?
No; puedes operar como SIF VERI*FACTU (envío continuo) o emitir facturas no verificables cumpliendo los requisitos de integridad, conservación y trazabilidad. Evalúa procesos y costes.
¿Qué debe incluir mi factura para cumplir?
Serie y numeración consecutiva, datos fiscales exigidos, código QR y registros de facturación con encadenado y eventos; el detalle exacto lo marca el RD 1007/2023 y las guías de AEAT.
¿Cuándo será obligatorio para autónomos?
El Gobierno aplazó la entrada en vigor general a 2027. Revisa cada semestre las notas oficiales para confirmar fechas por colectivo y posibles transitorios.
Conclusión
Elegir software homologado por la AEAT no va de logos, sino de evidencias: declaración responsable, trazabilidad y pruebas reales. Define si operarás en VERI*FACTU o no verificable, solicita documentación y agenda una demo técnica. Dar este paso ahora te permitirá llegar a 2027 con tu facturación conforme y sin sorpresas.
