Como autónomo, dominar el plazo de cobro y prescripción de facturas puede marcar la diferencia entre una tesorería saneada y un problema crónico de impagos. Esta guía reúne las 10 claves esenciales que necesitas para cobrar a tiempo y reclamar con garantías.
Además de los plazos, repasamos intereses de demora, la indemnización fija de 40 € y los periodos de conservación documental que te exigirán si Hacienda llama a la puerta.
Incluimos referencias legales y pasos prácticos para que actúes desde hoy.
1) Qué es el plazo legal de pago
En operaciones entre empresas y con la Administración, el plazo general es de 30 días por defecto desde la recepción de la factura o del bien/servicio, ampliable hasta un máximo de 60 días si así se pacta por escrito. Cualquier pacto que, en perjuicio del acreedor, supere 60 días es nulo según la Ley 3/2004. Consulta la norma consolidada en el BOE.
2) Plazos cuando tu cliente es la Administración
Si facturas al sector público, la Ley de Contratos del Sector Público fija el pago en 30 días desde la conformidad del servicio. Superado el plazo, se devengan automáticamente intereses de demora y la indemnización por costes de cobro conforme a la Ley 3/2004. Revisa el detalle en la LCSP.
3) Intereses de demora: cuánto puedes reclamar
En B2B y B2A, el interés de demora es el tipo de la última operación principal de financiación del BCE más 8 puntos. El Banco de España publica la tabla semestral de referencia; consúltala antes de calcular tus intereses en la guía del BdE.
4) Indemnización fija de 40 €
Además de los intereses, tienes derecho automático a una cantidad fija de 40 € por factura pagada tarde en concepto de costes de cobro. No necesitas aviso previo: añádelo a tu reclamación citando la Ley 3/2004 del BOE.
5) Prescripción de facturas: 5 años
Las acciones personales para reclamar deudas dinerarias entre particulares y empresas prescriben a los 5 años desde que la obligación puede exigirse (art. 1964 del Código Civil, tras la reforma de 2015). Verifica el texto legal en la Ley 42/2015.
6) Cómo contar los plazos y evitar sorpresas
- Inicio del cómputo: desde la recepción de la factura o de la prestación conforme al contrato.
- Evidencias: guarda albaranes, correos de entrega y conformidades.
- Interrupción de la prescripción: un burofax o reclamación fehaciente reinicia el plazo de 5 años.
7) Conservación documental mínima
Conserva facturas y justificantes al menos 4 años por obligaciones tributarias (prescripción LGT) y, como empresario, 6 años libros y documentación mercantil. Consulta la AEAT y el art. 30 del Código de Comercio referenciado por la AEAT.
8) Pasos prácticos si no te pagan
- Envía recordatorio y nueva fecha de vencimiento.
- Remite reclamación fehaciente con intereses y 40 €.
- Inicia procedimiento monitorio si no hay respuesta.
9) Herramientas para cobrar a tiempo
- Automatiza avisos y recargos: un software de facturación que calcule intereses y añada la indemnización de 40 € reduce errores.
- Registra conformidades: adjunta albaranes y aceptación para fijar con precisión el inicio del plazo.
- Control de cartera: segmenta por riesgo y antigüedad de deuda.
Si buscas simplicidad, Billivo te ayuda a programar recordatorios de vencimiento, registrar conformidades y mantener a raya el cash flow.
Puntos clave
- Entre empresas: 30 días por defecto y 60 días máximo pactable.
- Administración: pago en 30 días desde la conformidad.
- Intereses: tipo del BCE + 8 puntos (tabla semestral del BdE).
- Indemnización automática: 40 € por factura con retraso.
- Prescripción para reclamar: 5 años desde que la deuda es exigible.
- Conservación: 4 años (tributario) y 6 años (mercantil).
Preguntas frecuentes
¿El cliente puede imponer 90 días de pago si lo firmo?
No. Un plazo superior a 60 días en perjuicio del acreedor es nulo según la Ley 3/2004. Puedes exigir el pago a 60 días y los recargos legales.
¿Cuándo empiezan a contar los intereses de demora?
Al día siguiente del vencimiento legal o pactado. No necesitas aviso previo: se devengan automáticamente conforme a la Ley 3/2004.
¿Qué pasa si han pasado más de 5 años?
La acción de cobro prescribe, salvo que se haya interrumpido con una reclamación fehaciente o reconocimiento de deuda dentro del plazo.
¿Debo guardar las facturas en papel?
No es obligatorio; puedes conservarlas en formato electrónico siempre que garantices autenticidad, integridad, legibilidad y acceso a requerimiento de la AEAT.
Conclusión
Conocer el plazo de cobro y prescripción de facturas te da palancas claras para planificar tesorería y reclamar con seguridad: fija plazos correctos, documenta entregas, aplica intereses y 40 €. Revisa tus contratos y activa recordatorios de vencimiento hoy mismo para evitar perder derechos por prescripción.
