Cuando una factura se queda sin pagar, la clave es actuar con método y dejar rastro. Aquí te explico qué hacer si un cliente no paga y cómo agotar las vías extrajudiciales antes de plantearte un juicio.
Seguir un proceso ordenado reduce el estrés, acorta plazos y aumenta tus opciones de cobro. Además, muchas acciones son compatibles entre sí: puedes combinarlas según el perfil del deudor y el importe.
Qué hacer si un cliente no paga: vías extrajudiciales
Estas son las 12 acciones que puedes aplicar —de menor a mayor formalidad— para reclamar amistosamente:
- 1) Verifica datos: comprueba CIF/NIF, razón social, domicilio fiscal y persona de contacto que figura en la factura y contrato.
- 2) Revisa documentación: pedido, albaranes, aceptación de presupuesto, condiciones de pago y vencimiento.
- 3) Recordatorio amable por email el día siguiente al vencimiento, adjuntando factura y proponiendo nueva fecha.
- 4) Llamada estructurada de seguimiento: confirma recepción, identifica la causa del retraso y acuerda un plan.
- 5) Segundo aviso con fecha: correo firme, breve y profesional fijando 5–7 días para pagar.
- 6) Calendario de pagos: ofrece fraccionar la deuda por escrito; pide domiciliación o transferencia programada.
- 7) Compensación de créditos: si trabajáis mutuamente, valora descontar importes cruzados mediante acuerdo.
- 8) Descuento por pronto pago o quita condicionada, limitado en el tiempo, a cambio de cobro inmediato.
- 9) Intereses de demora: informa de que aplicarás interés legal o el previsto en contrato desde el día siguiente al vencimiento.
- 10) Requerimiento fehaciente mediante burofax con certificación de texto y acuse, concediendo un último plazo.
- 11) Mediación civil y mercantil: propone una sesión informativa y, si hay acuerdo, firma un acta con plan de pago.
- 12) Arbitraje en una corte reconocida: la sola firma del convenio arbitral suele desbloquear negociaciones.
Verifica y documenta la deuda
Archiva todo en una carpeta única: contrato/pedido, factura, comunicaciones y evidencias de entrega. Para requerimientos formales, utiliza servicios que certifiquen contenido y fecha. Considera un sello de tiempo o firma electrónica cualificada para acuerdos de pago.
Cómo calcular intereses y costes
- Interés de demora: si no hay pacto, puedes aplicar el interés legal o, en operaciones comerciales, el tipo de demora de la Ley de Morosidad. Indícalo expresamente en tu reclamación.
- Indemnización mínima en B2B: en operaciones comerciales cabe reclamar un importe fijo mínimo por costes de cobro, además de daños acreditables.
- Cláusulas preventivas: en futuros contratos, define vencimiento, intereses, gastos de gestión e incentivo por pronto pago.
Para automatizar recordatorios, cálculo de intereses y control de vencimientos, considera usar una solución de facturación que te ayude a prevenir impagos y a mantener ordenada la documentación.
Herramientas recomendadas
- Billivo: gestiona facturas, automatiza recordatorios y etiqueta morosidad; ideal para centralizar pruebas y acuerdos de pago.
- Ley de Morosidad: consulta el tipo de interés de demora aplicable en operaciones comerciales B2B.
- Burofax de Correos: envía requerimientos fehacientes con certificación de texto y acuse de recibo.
- Mediación del Ministerio de Justicia: información oficial y buscador de profesionales para una vía rápida y confidencial.
- Corte de Arbitraje: marco institucional para acuerdos y, si procede, laudo arbitral.
Puntos clave
- Actúa por fases: recordatorio, negociación, requerimiento fehaciente, mediación y arbitraje.
- Documenta todo y fija plazos claros por escrito.
- Aplica intereses e indemnización mínima cuando corresponda.
- Usa herramientas que automaticen avisos y guarden evidencias.
- Evita amenazas vacías; cada paso debe ser creíble y ejecutable.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo envío el primer recordatorio?
Al día siguiente del vencimiento. Sé cordial, adjunta la factura y propone una nueva fecha de pago.
¿Es obligatorio el burofax antes de ir a juicio?
No es obligatorio, pero es altamente recomendable porque acredita el requerimiento y suele desbloquear el cobro amistoso.
¿Puedo cobrar intereses si no lo puse en el contrato?
Sí. En defecto de pacto, puedes aplicar el interés legal o el tipo de demora de la Ley de Morosidad en operaciones comerciales.
¿Sirve la mediación si el cliente niega la deuda?
Sí, puede ayudar a delimitar lo debido y alcanzar un plan de pagos; si no hay acuerdo, siempre podrás valorar otras vías.
¿Cuándo doy el asunto por perdido?
Define un umbral económico y temporal; si tras requerimiento fehaciente y mediación no hay avances, valora costes y probabilidad de cobro.
Conclusión
Si te preguntas qué hacer si un cliente no paga, aplica un proceso escalonado, deja rastro y combina negociación, intereses y requerimientos formales. Con una buena organización y herramientas adecuadas, la mayoría de impagos se resuelven sin llegar a juicio.
