Si emites servicios profesionales, tarde o temprano tendrás que hacer una factura con IRPF. Saber cuándo se aplica, qué porcentaje corresponde y cómo se calcula evita devoluciones, recargos y malentendidos con tus clientes.
En esta guía revisamos los 9 puntos críticos que todo autónomo debe comprobar antes de enviar su factura. Incluimos ejemplos de cálculo, referencias oficiales y herramientas para no cometer errores.
Cuándo procede la factura con IRPF
- Tu actividad es profesional (epígrafes de la Sección 2ª del IAE) y facturas a una empresa, profesional o entidad española.
- La retención se practica sobre los rendimientos de actividades profesionales y el cliente ingresa esa cantidad a tu nombre mediante sus modelos de retención.
- No hay retención si facturas a particulares o a clientes no establecidos en España (aunque sí puede haber IVA según reglas de localización).
La base legal del tipo reducido y general está en el Reglamento del IRPF.
Quién no debe incluir retención
- Autónomos de actividad empresarial (Sección 1ª del IAE: comercio, hostelería, construcción, etc.).
- Facturas a particulares en España.
- Facturas a clientes extranjeros (no residentes/ no establecidos en España) por servicios profesionales.
Porcentajes aplicables: 15% y 7%
- General: 15% para actividades profesionales.
- Reducido: 7% para nuevos profesionales durante el año de inicio y los dos siguientes, siempre que no se hubiera ejercido actividad profesional en el año previo y se comunique por escrito al pagador.
Puedes contrastar los tipos en el cuadro de tipos de retención de la AEAT.
Cómo calcularlo paso a paso
- 1) Base imponible: suma de honorarios y suplidos no exentos. Referencia sobre base en IVA: guía AEAT.
- 2) IVA: aplica el tipo que corresponda (21% general, salvo excepciones).
- 3) IRPF: aplica el 15% o 7% sobre la base imponible.
- 4) Total a pagar: Base + IVA − IRPF.
Ejemplo: Base 1.000 €. IVA 21% = 210 €. IRPF 15% = 150 €. Total = 1.000 + 210 − 150 = 1.060 €. Si aplicas 7%, la retención sería 70 € y el total 1.140 €.
Errores habituales y cómo evitarlos
- Olvidar si tu actividad es profesional o empresarial. Verifica tu epígrafe del IAE.
- Aplicar IRPF a particulares. No corresponde.
- Calcular el IRPF sobre el total con IVA. La retención se calcula solo sobre la base.
- No comunicar el 7% al cliente o hacerlo fuera de plazo.
- Confundir retenciones de alquiler (modelo 115) con retención profesional.
- Emitir facturas al extranjero con IRPF español. No procede.
- No cuadrar con tus pagadores antes del cierre anual (certificados de retenciones).
- Omitir el desglose en factura: base, IVA y retención claramente identificados.
- No conservar justificantes de la comunicación del 7% y de los certificados.
Puntos clave
- La factura con IRPF aplica a actividades profesionales y a clientes empresa/profesional en España.
- Tipos: 15% general y 7% para nuevos profesionales (año de inicio y dos siguientes, previa comunicación).
- El IRPF se calcula sobre la base imponible y se resta del total de la factura.
- No hay retención a particulares ni, por regla general, a clientes extranjeros.
- Comprueba IAE, desglose y soportes (modelos y certificados) antes de enviar.
Herramientas para facturar con IRPF sin errores
- Billivo: calcula automáticamente la retención (15%/7%), controla clientes con/ sin retención y exporta listados para contrastar con certificados.
- Holded: útil si gestionas contabilidad y proyectos además de la facturación.
- Quipu: enfoque en digitalización de tickets y conciliación bancaria.
- Contasimple: sencillo para cálculos de IVA/IRPF y libros registro.
Preguntas frecuentes
¿Debo aplicar retención si mi cliente es un particular?
No. La retención profesional solo se practica cuando el destinatario es empresa, profesional o entidad obligada a retener en España.
¿Cómo solicito el 7% por inicio de actividad?
Debes comunicarlo por escrito a cada pagador y conservar esa comunicación firmada. El tipo reducido se aplica el año de inicio y los dos siguientes, si no ejerciste actividad profesional el año previo.
¿Dónde compruebo los tipos oficiales?
En el cuadro de retenciones de la AEAT y en el Reglamento del IRPF.
¿El IRPF se calcula antes o después del IVA?
Siempre antes: la retención se aplica sobre la base imponible y luego se resta del total. El IVA se calcula sobre esa misma base.
Conclusión
Antes de enviar cualquier factura con IRPF, repasa los 9 puntos críticos: tipo aplicable, cliente correcto, base, IVA, comunicación del 7% y documentación. Con una herramienta fiable y estas reglas claras, evitarás incidencias y tendrás tus cifras cuadradas a fin de trimestre.
