¿Vas a emitir tu primera factura y no sabes por dónde empezar? Tranquilidad: con una buena checklist, el proceso es sencillo y seguro. Aquí te explico cómo hacer tu primera factura paso a paso, qué datos son obligatorios y cómo aplicar IVA e IRPF sin errores.
Además de un ejemplo de estructura, verás consejos prácticos para numerar correctamente, elegir el formato adecuado y conservar tus facturas según la normativa.
Cómo hacer tu primera factura: paso a paso
Tu factura debe cumplir el Reglamento de facturación y contener ciertos campos mínimos. Si omites alguno, podrías tener problemas para deducir IVA o para que tu cliente la acepte. Revisa esta checklist en 6 pasos antes de enviarla.
Paso 1. Define la serie y la numeración
- Serie y correlación: crea una serie (p. ej., A2026) y asigna números correlativos sin saltos (A2026-0001, A2026-0002…). El Reglamento exige series separadas cuando corresponda y numeración correlativa.
- Cuándo usar otra serie: por ejemplo, para rectificativas o si trabajas con distintas líneas de negocio.
- Base legal: RD 1619/2012 (Reglamento de facturación)
Paso 2. Datos fiscales del emisor y del cliente
- Tus datos: nombre y apellidos/razón social, NIF y domicilio.
- Cliente: nombre/razón social, NIF y domicilio (en ciertos casos es obligatorio consignar el NIF del destinatario).
- Contenido mínimo de la factura (AEAT)
Paso 3. Concepto, base imponible, IVA e IRPF
- Descripción y precio: detalla el servicio/producto, unidades y precio. Calcula la base imponible.
- IVA: indica tipo aplicable (p. ej., 21%, 10% o 4%) y la cuota separada.
- IRPF (si eres profesional y tu cliente es empresa o autónomo en España): en general se aplica el 15%; si eres nuevo profesional, puedes aplicar el 7% el año de inicio y los dos siguientes si no ejerciste actividad profesional el año anterior.
- Art. 95 del Reglamento del IRPF (retenciones 15% y 7%)
Paso 4. Fechas, forma de pago y vencimiento
- Fecha de expedición y, si difiere, fecha de operación.
- Método y plazo de pago: IBAN, condiciones de transferencia, o enlace de cobro. Añade vencimiento (p. ej., 30 días).
- Observaciones útiles: incluye cláusulas de retraso, mención a retención reducida del 7% si procede, o referencia a exenciones de IVA.
Paso 5. Formato y conservación
- Factura completa vs simplificada: la simplificada procede en supuestos concretos (importes reducidos y actividades determinadas) y tiene menos campos, pero limita deducciones.
- Cuándo usar factura simplificada (AEAT)
- Factura electrónica y custodia: garantiza autenticidad e integridad; conserva facturas durante los plazos legales.
Paso 6. Envío y cobro seguro
- Envía en PDF o electrónica, con número, serie y desglose correcto.
- Incluye botón/enlace de pago para agilizar el cobro y activa recordatorios.
- Emite rectificativa si detectas errores, manteniendo la trazabilidad.
Herramientas para crear tu primera factura
- Billivo (recomendado): pensado para autónomos; genera facturas con serie correlativa, IVA/IRPF automáticos y verificación compatible con sistemas actuales.
- Holded: facturación y gestión integral en la nube, con portal de clientes y automatizaciones.
- SumUp Facturas: opción ligera para emitir y cobrar online con recordatorios.
- Zoho Invoice: plantillas personalizables, seguimiento de pagos y flujos básicos.
Puntos clave
- Usa serie y numeración correlativas desde el primer día.
- Incluye todos los campos obligatorios y separa claramente base, IVA y cuota.
- Aplica IRPF solo si eres profesional y tu cliente es empresa o autónomo en España (15% general; 7% nuevo profesional si cumples requisitos).
- Valora si procede factura simplificada, pero conoce sus límites.
- Conserva y organiza tus facturas; la factura electrónica facilita el control.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre factura completa y simplificada?
La simplificada se permite en supuestos tasados y con menos datos identificativos; la completa exige todos los campos (incluida la identificación del destinatario cuando proceda) y es más segura para deducciones. Consulta los criterios oficiales en la AEAT.
¿Cuándo debo incluir retención de IRPF?
Si eres profesional y facturas a empresas o autónomos en España. El tipo es 15% o 7% para nuevos profesionales durante el inicio y los dos años siguientes si cumples condiciones.
¿Puedo facturar sin IVA?
Sólo en supuestos de exención (por ejemplo, determinadas formaciones sanitarias o exportaciones) o si la operación no está sujeta. Debes indicar la referencia legal.
¿Cómo corrijo una factura ya enviada?
Mediante una factura rectificativa, respetando la serie y la trazabilidad según el Reglamento de facturación.
Conclusión
Con esta checklist ya sabes cómo hacer tu primera factura sin sobresaltos: define tu serie, completa los datos obligatorios, aplica correctamente IVA e IRPF y conserva el documento. Elige una herramienta fiable y estandariza tu flujo: así evitarás errores y cobrarás antes.
