Si un cliente no paga, no todo está perdido. Como autónomo puedes encauzar el problema con método y dentro de plazo. En esta guía te explico, en cinco pasos, cómo tratar las facturas incobrables tratamiento contable y fiscal, qué asientos usar y cómo recuperar el IVA.
Verás qué documentos necesitas, cuándo emitir una factura rectificativa y cómo cerrar el caso si el crédito se vuelve definitivamente incobrable.
Clave 1: identifica el impago y documenta la reclamación
Un crédito se considera incobrable cuando, transcurridos 6 meses desde el devengo para pequeñas empresas (volumen de operaciones ≤ 6.010.121,04 €) o 1 año en general, no has cobrado y puedes acreditar la reclamación (burofax/requerimiento notarial o acción judicial). Además, el deudor no debe estar en concurso en ese momento si vas por la vía de impago ordinario. Revisa requisitos y excepciones en la normativa y criterios de la AEAT.
Guarda: contrato o pedido, la factura original, justificante de vencimiento, burofax o demanda, y cualquier comunicación fehaciente. Esta carpeta será la base para tu rectificación de IVA y para defender la deducción fiscal de la pérdida si procede.
Clave 2: registra el deterioro al cierre (694/490)
Mientras esperas el plazo legal, refleja el riesgo con un deterioro de créditos comerciales: 694 Pérdidas por deterioro a 490 Deterioro de valor de créditos. Es una corrección reversible que muestra la incertidumbre de cobro. Si finalmente cobras, revertirás el deterioro (794) y si no cobras pasarás a la baja definitiva (siguiente clave).
Recuerda que, a efectos del Impuesto sobre Sociedades, las dotaciones por insolvencias tienen reglas específicas de deducibilidad; comprueba si tu caso encaja en los supuestos fiscalmente deducibles.
Clave 3: emite la factura rectificativa y comunica a la AEAT
Una vez transcurridos los 6 meses (o 1 año) sin cobro, puedes recuperar el IVA reduciendo la base imponible por crédito incobrable. Pasos:
- Expide una factura rectificativa por impago que identifique la factura original y deje constancia de la rectificación de base y cuota.
- Anota la rectificativa en tu libro registro y en el Modelo 303 del periodo en que la emites.
- Comunica electrónicamente la modificación a la AEAT en 1 mes desde la fecha de la rectificativa e informa también al cliente. La AEAT exige declarar que no es un crédito garantizado, entre vinculadas ni con destinatario fuera de territorio IVA.
Si el deudor está en concurso, puedes reducir la base cuando se dicte el auto de declaración (sin esperar a los 6 meses/1 año), con su procedimiento específico.
Clave 4: baja definitiva y efectos fiscales (650/436)
Si el crédito se confirma definitivamente incobrable (por ejemplo, por insolvencia firme, concurso concluido sin pago o prescripción), da de baja el saldo con 650 Pérdidas de créditos comerciales incobrables contra clientes dudosos (436) o la cuenta de clientes correspondiente. Si tenías deterioro previo, primero traspasa y regulariza la provisión (490 ↔ 794). Conserva la evidencia que acredite la pérdida para su deducibilidad en IRPF/IS.
Clave 5: controla plazos y usa herramientas
- Agenda de plazos: apunta devengo, vencimiento, fecha de reclamación y la «ventana de 6 meses» (o de 1 año) para poder emitir la rectificativa y, después, el mes para comunicar la modificación.
- Plantillas y recordatorios: prepara modelos de burofax/requerimiento y automatiza avisos.
- Software de facturación: centraliza vencimientos, reclamaciones y emisión de rectificativas. Una opción sencilla para autónomos es Billivo, que te ayuda a registrar impagos, emitir abonos y llevar el control documental.
- RECC (criterio de caja): si aplicas este régimen especial, existen reglas específicas para recuperar el IVA al vencimiento límite; verifica tu encaje antes de actuar.
Puntos clave
- Prueba del impago y reclamación fehaciente: imprescindible para la rectificación de IVA.
- Plazos: 6 meses para pymes (opción de 1 año) y 1 año en general desde el devengo; comunica a la AEAT en 1 mes tras la rectificativa.
- Asientos guía: 694/490 (deterioro) y 650/436 (baja definitiva), con regularización de 490 y 794 cuando proceda.
- En concurso, la base puede reducirse desde el auto, con trámite específico.
- Conserva todo el expediente: contrato, factura, reclamación y comunicaciones.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre deterioro (694/490) y pérdida definitiva (650)?
El deterioro refleja riesgo de impago y es reversible; la pérdida definitiva da de baja el crédito cuando hay evidencia objetiva (concurso concluido, fallo, prescripción) y es irreversible.
¿Cuándo puedo recuperar el IVA de una factura impagada?
Transcurridos 6 meses (pymes) o 1 año desde el devengo, emitiendo factura rectificativa, anotándola y comunicándolo a la AEAT en el mes siguiente. Si hay concurso, desde el auto.
¿Qué requisitos excluyen la rectificación de la base?
No procede en créditos garantizados o asegurados, entre vinculadas o cuando el destinatario no está establecido en territorio IVA español (incluidas Canarias, Ceuta o Melilla, con su régimen propio).
¿Cómo afecta en mi IRPF/IS?
Las dotaciones por insolvencias y las pérdidas por incobrables tienen reglas de deducibilidad; conserva la prueba del deterioro y de la pérdida para justificar el gasto fiscal.
Conclusión
Actuar con método y dentro de plazo marca la diferencia: documenta, deteriora, rectifica y, si toca, da de baja. Revisa siempre los requisitos legales y, para no olvidar ventanas críticas, apóyate en un software que te ayude a gestionar las facturas incobrables tratamiento contable y fiscal.
